#Arbeit & Beruf
Veröffentlich in den Insights
24.02.2018 19:00

Papierlos leben und arbeiten. Geht das?

Die zunehmende Digitalisierung hat in den vergangenen zwanzig Jahren viele Branchen verändert und einige besonders zittern lassen. Vor allem die Papierindustrie sollte in Zeiten digitaler Medien, Laptops, Tablets und Smartphones deutliche Einbußen verzeichnet haben. Oder? Weit gefehlt, der Branche geht es hervorragend. Wir halten weiterhin am Papier fest, als hinge unser Leben daran. Nur nicht überall.

Für viele Alltags- und Arbeitsabläufe ist ein Blatt Papier schneller zur Hand, einfacher zu organisieren und weiterzugeben, als digitale Dokumente. Das liegt auch daran, dass es noch wenige wirklich intuitive digitale Lösungen für Situationen gibt, in denen wir mal schnell etwas notieren oder skizzieren, um es anderen zu zeigen und kollaborativ daran weiterzuarbeiten. Die Unmittelbarkeit und Einfachheit von Papier ist eben schwierig zu kopieren.

Auch deshalb arbeiten manche Unternehmen noch zu großen Teilen papierbasiert, statt ihren Mitarbeitern digitale Lösungen aufzuerlegen. Denn nicht jeder Angestellte ist mit digitalen Medien groß geworden und geht souverän mit ihnen um.

Das (fast) papierlose Büro findet Zuspruch

Immer mehr Unternehmen streben dennoch ein papierloses Büro an. Neben dem Einsatz für Umwelt und Klima besticht ein Büroalltag ohne Aktenordner, Kopierer und Formularstapel durch organisatorische Vorteile, die man schnell zu schätzen lernt.

Büros werden durch fehlende Aktenschränke und Ablagen ordentlicher und übersichtlicher, es lassen sich neue Gestaltungsmöglichkeiten finden, die das Arbeitsklima verbessern können. Zudem sparen Unternehmen langfristig Kosten ein, nicht nur an Papier, Tinte und Toner, auch Arbeitszeit, die für das Kopieren und Verwalten von Papier anfiel, kann produktiver genutzt werden. Ganz zu schweigen von der Zeit, die die manuelle Suche in Aktenordnern verschlingt.

Natürlich geht eine Umstellung von Aktenordnern auf Computer mit Kosten für Hardware und oft sehr teurer Software einher. Diese amortisieren sich allerdings meist schnell und oftmals sind entsprechende Geräte bereits vorhanden, sodass nur noch vergleichbar günstiger Cloud Speicher gemietet werden muss. Dafür hat man dann von überall Zugriff auf seine Dokumente. Die Liste der Vorteile ist lang und deshalb fahren immer mehr Unternehmen konsequent die Nutzung von Papier in ihren Büros zurück.

Jedoch müssen dafür viele Angestellte dazulernen und ihre gewohnten Arbeitsweisen und Routinen ändern. Das finden Sie altbacken? Dann hinterfragen Sie einmal, wie Sie selber privat mit Papier umgehen.

Papierloses Privatleben kostet Überwindung

Gerade Printmedien erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit. Dabei spielt weniger Sentimentalität eine Rolle, als vielmehr das größere Vertrauen, das die Menschen in Printmedien setzen. Diese stehen stellvertretend für die Unerschütterlichkeit von Papier im Alltag. Der super-fortschrittliche digitale Pionier mag jetzt denken “Das geht alles zu Lasten unserer Umwelt!”.

Doch digitale Medien sind nicht unbedingt umweltfreundlicher. Schulbücher und sogar Tageszeitungen werden von mehr als einer Person gelesen und weisen so eine bessere CO2-Bilanz pro Nutzung auf, als ihre digitalen Pendants. Mit einem Kindle rettet also noch niemand die Welt.

Der Medienkonsum ist aber nur ein kleiner Teil unseres Privatlebens. Wie wir uns im Alltag organisieren spiele eine ebenso große Rolle. Zwischen Terminen der Kinder, dem Einkauf, wichtigen Telefonaten und dem Abschluss eines neuen Mobilfunkvertrages bleibt vielen keine Muße, sich nach digitalen Alternativen umzusehen. Den Kalender und Notizblock, wie sie früher bei vielen neben dem Kabeltelefon lagen, haben wir zwar bereits vergessen und statt den Kindern per Post-it mitzuteilen, dass das Mittagessen im Kühlschrank steht, schreibt man es in den Familien Chat bei Whatsapp.

Aber es gibt noch viel mehr Optionen, ohne Papier auszukommen und dabei sogar produktiver zu sein – man muss es sich nur angewöhnen. Hier liegt der sprichwörtliche Hund begraben: Es ist mit Arbeit verbunden, lange eingeschliffene Verhaltensweisen zu ändern und erst durch das Erleben der Vorteile lässt man sich vollends überzeugen. Natürlich können wir uns nicht gegen jeglichen Einsatz von Papier wehren, denn vieles wird nach wie vor ausschließlich in Papierform angeboten, oft auch aus rechtlichen Gründen.

Einige Tipps und Tools, die Ihnen helfen können, ihre Produktivität zu steigern und dabei gleichzeitig weitestgehend auf Papier zu verzichten, stellen wir Ihnen in der kommenden Woche vor.