#Arbeit & Beruf
07.06.2019 12:00

Goodbye, Kugelschreiber: Die elektronische Signatur

Vorbei die Zeiten, in denen der Montblanc Federhalter auf dem Schreibtisch ein gutes Indiz für den Status einer Person im Unternehmen darstellte. Kaum jemand trägt seinen schönsten Kugelschreiber noch lässig in die Hemdtasche geklippt mit sich herum. Die formschöne handschriftliche Signatur unter Dokumenten wird aussterben – und das ist auch gut so, bedenkt man die Vorteile elektronischer Signaturen.

Es gibt Vorgänge, gerade auch in Banken und Versicherungen, während derer die Unterschriften vieler Personen notwendig sind. Das ist nicht nur aus Sicht der Kunden oft frustrierend, denn viele Dokumente liegen die meiste Zeit herum, um von jemandem unterschrieben und dann wieder zurückgeleitet zu werden. Oder sie werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder zurück gemailt. Auch die Bank selber profitiert nicht gerade von diesem Dokumenten Ping-Pong. Es wird wie wild gefaxt, gemailt, per Post versendet, gewartet und das alles wieder von vorn. Da das Ganze in einer Bank nicht nur einmal, sondern hundert- und tausendfach im Monat passiert, geht dabei in Summe viel Zeit und Geld verloren. Die handschriftliche Signatur ist ein enormer Flaschenhals für die Skalierung vieler Prozesse. Aber bereits für simple Vereinbarungen zwischen Bank und Kunden addieren sich Kosten und verlorene Zeit.

Elektronische Unterschriften können das besser und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, sind sie doch oft der letzte fehlende Schritt zu einem gänzlich digitalen Prozess beim Vertragsschluss. Es gibt viele geprüfte und anerkannte Anbieter, darunter Adobe Sign, DocuSign oder die Münchner Experten für Online-Identifikation, IDnow. Die meisten Lösungen unterstützen dabei einfaches Signieren von Dokumenten direkt im Browser oder auf dem Smartphone und Tablet. Die Vorteile liegen auf der Hand.

Weniger Medienbrüche, mehr Sicherheit und Profit

Den Überblick zu behalten, wo sich die jeweiligen Vertragspartner gerade im Prozess befinden, welche Signaturen noch fehlen und wo die Dokumente auf welchem Weg gerade unterwegs sind, kann frustrierend sein. Passiert das alles ausschließlich per Laptop oder Smartphone, ist es viel leichter, den Prozess im Blick zu halten, Erinnerungen per Mail nachzuschieben und damit schnell an alle Unterschriften zu kommen. Immer und überall können Berechtigte nachvollziehen wann jemand etwas unterschrieben hat. Davon profitieren alle Beteiligten. Nicht selten veranlassen zu lange Wartezeiten, dass Kunden noch abspringen. Ohne Medienbrüche und mit weniger Verzug kann man die Zahl der Vertragsabschlüsse erhöhen.

Papier ist zudem fehlbar. Dokumente können gestohlen und gefälscht, oder auch ganz einfach verloren werden. Gängige digitale Signaturen sind nicht nur einfacher zu lokalisieren und aufzubewahren, sie sind auch durch ihre Verschlüsselung sehr sicher.

Die Terminologie kann hier übrigens verwirren: Die “elektronische Signatur” ist zwar der Oberbegriff, beinhaltet aber die unterschiedlichen Typen “elektronische Signatur” und “digitale Signatur”. Digitale Signaturen sind speziell verschlüsselt und können eine Authentifizierung der unterzeichneten Person leisten, da diese ein digitales Zertifikat benötigt. Somit kann auch nur eine Person mit entsprechendem Zertifikat das Dokument verändern. Somit dienen digitale Signaturen vor allem auch der Sicherung eines Dokuments. Einfache elektronische Signaturen werden hingegen nicht dafür genutzt Dokumente zu sichern sondern ausschließlich um die Intention der Vertragspartner auszudrücken, das Dokument zu signieren. Sie sind deutlich weniger gut gesichert.

Übrigens: Noch gibt es Dokumente, die in keinem Fall digital signiert werden dürfen, bzw. deren Gültigkeit dann anfechtbar ist. Informieren Sie sich also im Zweifel darüber, ob sie für eine Signatur nicht doch den guten, alten Weg des Kugelschreibers gehen müssen.